このページはＩＳＯ９０００に関するＱ＆Ａを掲げます《適宜、項目を追加する予定》

●どんな不適合の指摘が多いのでしょうか？

　ISO9001の要求項目別にみると、どの調査でも「文書及びデータの管理(4.5)」に関するものが最も多く、平均的には不適合の1/3から1/4を占めます。典型的な不適合の事例は、最新版の文書のすぐ後ろに旧版を綴じ込んでファイルしてあった、標準に書き込みをしてあった、手元資料として標準の一部（自分がよく使うところ）を勝手にコピーして持っていた、品質マニュアルと下位の手順書の間に食い違い（文書間の矛盾）があった、MIL規格のような外部の文書が改訂されているのにそれを適用した社内規格は旧いままだった、などです。
　文書管理がきちんとできていれば、ＩＳＯは半分成功したようなもので、それだけ文書管理は重要であり、指摘もされやすいものなのです。見方を変えると、文書管理に時間を割いて審査すれば幾らでもボロを見つけられる、とも言えるほどです。
　「検査、測定及び試験装置の管理(4.11)」でも結構、不適合の指摘が出ます。平均的には不適合の中の１割前後を占め、多くは校正漏れです。
　「工程管理(4.8)」でも同じくらいの比率で不適合が発見されます。審査員にとって製造現場は目で見て問題点を発見しやすいのかも知れません。
　「設計管理(4.4)」でも不適合がよく見出されます。一例をあげると、計画書の更新(4.4.2)で、設計及び開発が計画よりズルズル遅れているのに、計画書の更新がなされいないケースです。
　最近は「是正処置及び予防処置(4.14）」がISO9001導入の効果をあげるものだとしてここの審査に力を入れる審査員が増えており、それに伴ってこの要求項目に関する不適合の事例が増えつつあります（平均的には不適合の１割以上を占めます）。

●受審のテクニックは？

　ここのところは審査機関の審査員には見て欲しくない情報ですが、まあ、仕方がありません。

　　規定要求事項（どの規格・規定に抵触するのか）

　　不適合の状態（なぜ具合がわるいのか）

　　エビデンス（不適合の客観的証拠）

●審査員の接待は構いませんか？

　夕食およびそれ以降の接待ですが、これまでの経験からすると「お付き合いＯＫ」という審査機関と「禁止されていてＮＯ」というところがあります。
　幾つかの例から類推すると、外資系の審査機関はあまり堅いことは言わず、日本育ちの審査機関は「辞退せよ」となっている感じです。
　審査機関が振る舞うべき手順や行動規範は、認定機関によって基準が定められており、審査機関も認定機関から審査（監査）を受けています。認定機関がＪＡＢの場合、「審査機関に対する認定の基準」やその「指針」には「接待はダメ」とは書かれていません。強いて言えば「審査の公平性」が求められているわけで、このあたりをどう解釈し自社の行動規範に反映させているかは、それぞれの審査機関によります。
　企業のＩＳＯ責任者（審査機関との交渉の窓口でもある）が審査機関（の担当者）と意志の疎通を図ることは重要な仕事です。審査が近づいてくると（１週間〜１ケ月ほど前に）審査がスムーズに進むように種々の事前準備が必要ですが、そうしたプログラムの中に審査員に対する昼食や夕食の応対に気配りを入れるのも決して悪いことではありません。
　審査機関と事前準備の打ち合わせの中で、接待をフランクに打診してみてください。審査機関がこれに応じられるかどうかは、そこの事情によりますから、無理強いはいけません。それとやってくる審査員にもよります。
　幾つかの例で言えば、当日の審査が終わってもホテルや自宅に戻って当日のレポート作成や明日の準備をする審査員がかなりおられます（審査の仕事はハードワークのようです）。接待で遅くまで引き止められるのは嫌がるケースが多いようです。
　それと審査員はこうした不規則な食生活とストレス（かなり溜まるようです）で内臓の疾患を持っている方が多いのです。事前によく相談の上、機嫌良く審査してもらえるように努めてください。

●部外者が答えてもよろしいのでしょうか？

　質問された受審者（責任者）に責務がある質問は、当然その人が答えられなければなりません。横から口を出すと、審査員によっては「この人に尋ねているのだ」と釘をさされることがあります。
　しかし何らかの事情で（うまく答えられなくて）審査員が間違った認識をしてしまった場合は、事実関係が正しく認識されるように横から説明をすることは適切な処置です。

●審査機関や審査員によって審査（手順、レベル）に違いがありますか？

　ある、と言えます。

審査機関による違い

　例えば、本審査の初めの方にはトップインタビュー（経営者への面接審査）があるものですが、ＤＮＶの場合は経営者と管理責任者以外にも関係部長や課長の参加も得て行うことがよくあります。これに対してＪＱＡの場合は経営者と審査員が「差し」で行い、社内関係者はシャットアウトしている例が見られます。一方、ロイド（ＬＲＱＡ）の場合はトップインタビューといったものがなく、管理責任者以下を審査する過程でトップ（経営者）の関わりが間接的に審査できる、としています。
　マイナー（軽微）な不適合の指摘があったときは、ＤＮＶやＪＱＡの場合ではまず是正が必要で、その是正報告書（実施した確証のためのエビデンスを添付する）を書類審査してから（パスすれば）「認証」を出す（正確には認定機関に認証発行の推薦をする）という手順になっています。これに対してロイドの場合はそのまま「認証」発行手続きを行い、on-going improvementとして次回の定期監査（審査）までに是正が進めばよい、という要領です。
　定期監査について言えば、（定期監査は監査工数が限られているので）ロイドの場合は次回の定期監査でどの部署を見るか事前に通知をしています。ＤＮＶの場合は、（抜取的な性格をもたせるために）定期監査の当日にどこを監査するか決める、という具合です（ＤＮＶ内では計画的ではありますが）。
　また、審査（監査）の要領では、ISO9001の要求項目ごとに（例えば文書管理に絞って）各部署を審査するケースと、各部署ごとに（その部署に関係する）ISO9001の全要求項目を審査するケースという、２通りのやり方に分かれます。
　審査の中味について言及すると、概して外資系の審査機関ではISO9001に要求される大きな流れ（基本的なこと）が出来ていればヨシとする傾向があるのに対して、国産の審査機関の中には重箱の隅をつつくような審査になりがちなところがあります。もっとも、外資系審査機関にしても雇い入れる審査員が「俄造りの国産品」であるケースが増えて、だんだん違いが無くなっているような気がしますが。

審査員による違い

　いずれにしても、審査員の個人的な資質・レベルによるバラツキの方が、違い（審査に与える影響）が大きいように思われます。
　実際、態度が横柄でクレームが殺到して審査機関から勘当された審査員もいますし、「品質マニュアルの章立てがISO9001の要求項目通りに並んでいないのは不適合」などと、とんでもない指摘をしてクレームを付けられた審査員もいるくらいですから。
　また、主任審査員の監督下で審査チームの一員として審査しているときは大人しくしていたが、自分が主任審査員になった途端に日頃の自分の哲学（考え）に基づいた審査を始めた、という豹変型審査員もいます。
　審査員に関しては車のバッテリーと同じで、当たり外れがあるように思われます。同じ審査費用を払うのであれば経験豊かな優れた審査員に来てもらいたいものですが、こればかりは事前に関係筋から裏情報を仕入れない限りは経験しないと分かりません。
　なお、「この審査員に来てもらいたい」という希望（相談）を審査機関に投げかけることは、ある程度可能です。うまく審査機関を活用しているところは、そういう交渉ごともやっているのです。

余談

　ここからは半分Jokeで申し上げますが、ある意味では審査機関もSubcontructor（JISZ9901の4.6では下請負契約者などと表現していますが）に該当します。しかも品質システムに与える影響は甚大ですから、採用に当たっては十分に評価し、適切なる選定をしなければなりません。
　審査機関をどこにすべきか、十分に調べて採用することをお薦めしますし、これが出来ていないとISO9001の4.6.2「下請負契約者の評価」に不適合、ってなことも（屁理屈を言えば）ありうるわけ。もっとも、審査機関まで評価して「下請負契約者」に登録したという事例は（幸か不幸か）聞いたことがありませんし、これが出来ていなくて審査の際に「不適合」の指摘を受けたという話も聞いたことはありませんが。
　しかし某審査機関から認証を取得したものの、あまりにひどくて更新審査を迎えるにあたっては審査機関を外資系に切り替える、という話はチラホラ耳にします。

---

ホームページに戻る