このページはＩＳＯ９０００に関するケーススタディを掲げます

　今年の１０月にISO9002で受審を予定しており、現在、規程書類の整備・作成を行っています。 品質記録の保管期間の記述に関しご意見をお伺いしたいのですが、4.16要求事項の「品質記録の 保管期間を定め」という部分でどのような表現が許されるでしょうか。

   1)　保管期間は３年間とする

   2)　保管期間は最低３年間とする

   3)　保管期間は３年間以上とする

   4)　保管期間は３年以上５年以下とする

　品質記録の保管期間についてのお問い合わせをいただきました。「どのような表現が許される でしょうか」とありますが、1)、2)、3)はどれも同じように思えます。屁理屈を言えば違いがある のでしょうが、重箱の隅をつつくようなことをしても意味がないように思われます。4)は基準が ちょっと曖昧です。
　私自身、４つほど品質マニュアルの作成に直接携わりましたが、品質記録については多少の規 定文章に加えて種類と保管期間、保管部署などを一覧表にしてあるだけで、細かな説明は入れて おらず、「保管期間を経過したものは、不要なものを廃棄する」と書いてあるだけです。
　実は、審査員から『品質記録の保管期間を定めてあるから、１日でも過ぎたものは規定から外れて不適 合』などと指摘されて困っている、という相談を受けたことがあります。バカな審査員は相手に しない方がよい、ゴリ押しされたらクレームをつければよい、という意味のことを申し上げまし たが、下らないことに時間を割いたり、意味のない仕事を増やすのは止めたいものです。こうい う指摘を受けた場合は、毅然とした姿勢をとるべきです（審査員に言われてヘナヘナとなるよう では、自分の仕事にプロとしての自覚と自信がない証拠でしょう）。
　保管期間というのは、その間に必要となったときに確実に取り出せることを約束するものです から、それを超えたものは念のために在っても構わないわけです。ただ、３年と定めてあるのに ５年間も１０年間も（本当に必要で）置いてあるケースが幾つか出てくるのなら、３年と定めた 期間を見直す必要があるかも知れません。そちらの方が問題です。

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