JIS Q 14001適合の自己宣言

3.自己宣言への移行手順

 すでにJIS Q 14001(ISO 14001)の認証登録を受けている企業が「自己(適合)宣言」に移行(切り替え)するのには、どのような手続きを踏めばよいのだろうか。その典型的な手順は次のとおりである。

(1)経営者が移行(切り替え)の半年〜1年ほど前の「マネジメントレビュー」において、自己宣言に移行(切り替え)することを明確に決定する(その結果を記録に残す)。その決定にもとづいて、環境管理責任者はISO事務局(もしあれば)とともに移行(切り替え)への準備を以下のように着々と進める。

(2)その準備の中には、移行(切り替え)のことを従業員および協力会社を含む利害関係者に通知(コミュニケーション)することを含めるほか、「適合していることの検証」と「適合していることの宣言」をどのように行うかを定めた手順も整備する。
 「適合していることの検証」方法として、審査登録機関が実施しているサーベイランス(定期審査)/更新審査と同じようなスキームにする(たとえば、アイソ・ワールド株式会社が提供している無償の「検証審査(注参照)」を受ける)のが信憑性・信頼性の点でもっとも望ましいが、クオリティの高い完全な内部監査という方法もありえる。それには、たとえば公的な環境主任審査員資格者が率いて行う内部監査とし、その実施手順はJIS Q 19011(ISO 19011)の規格に準拠させるようにする。さらに、対外的な信憑性・信頼性をいっそう高めるために、環境方針はもちろん、環境目的・目標・実施計画・達成状況・順法性評価結果・内部監査結果を含めた環境情報を積極的に公開することである。
 「適合していることの宣言」の表明方法は、環境マニュアルの「コミュニケーション」などに定められた規定を充実させて決めるのがよい。たとえばホームページに掲示するほか、社報(ニュースレター)、環境報告書(あるいはCSRレポート)、名刺・封筒、その他利害関係者の目に触れやすいところに載せることである。アイソ・ワールド株式会社の「検証審査(注参照)」を受けて自己宣言に移行(切り替え)する場合は、このホームページでも情報公開する。

(3)審査登録機関に認証登録の継続(または更新)を辞退(返上)する旨を適切な時期に届ける(辞退(返上)の手続きは審査登録機関に確認すること)。

(4)認証登録の有効期限が切れるまでに、JIS Q 14001(ISO 14001)規格に適合している(適合が維持できている)ことの検証を「適合していることの検証」手順にもとづいて実施し、経営者が検証結果を評価して適合性を判定し・決定を下す。これらの結果は移行(切り替え)直前の「マネジメントレビュー」で明らかにする。
注意:不適合が発見された場合は、それが解決する(適合状態になる)まで認証登録の有効期限がなければならない。したがって認証登録の有効期限より日程的に余裕をもって「適合していることの検証」をすること。

(5)上記の結果を「適合していることの宣言」手順にしたがって(利害関係者に)表明する。

(注)審査登録機関が行うサーベイランス(または更新審査)の代わりにアイソ・ワールド株式会社が行う検証審査を利用して、適合性の客観的な検証ができる。アイソ・ワールド株式会社は意欲ある企業には無償(検証する審査員の交通費・宿泊費は実費、通信費などの諸経費も実費の負担は必要)で検証審査を行い、適合性に関する証明書を出している。公的な環境主任審査員資格者を含む数名の審査員チームで企業を訪問し、審査登録機関のサーベイランス(または更新審査)と同等の適合性を検証している。この点については自己宣言のスキームを参照のこと。

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