JIS Q 14001適合の自己宣言

2.自己宣言のスキーム

 自己適合宣言に関する国際規格ISO/IEC 17050-1:2004 Conforming assessment - Supplier's declaration of conformity −Part 1:General requirments 適合性評価−供給者適合宣言−第1部:一般要求事項(JIS Q 17050-1:2005)には自己適合宣言は「第一者、第二者又は第三者による…評価に基づかなければならない」と規定されている。ここでは第三者としてのアイソ・ワールド株式会社による評価(以下、検証審査という)に基づいて実施する。
 アイソ・ワールド株式会社による検証審査(JIS Q 14001への適合性の確認)を受けての自己宣言の手順は、次のとおりである。以下、自己宣言する会社を「実施会社」という。 

(1)キックオフ(新規に取り組みを開始する場合)

 実施会社の経営者がJIS Q 14001に適合した環境マネジメントシステム(EMS)を導入することを決定し、会社としてEMSの構築・実施運用に取り組むことを全社員に周知徹底させる。また、管理責任者、役割分担、概略スケジュールも明らかにして、取り組みをキックオフさせる。
 環境マニュアルと関連する手順書(EMS文書)を作成し、実施運用に入る。

(2)申し込み

 JIS Q 14001への適合性を「自己宣言」するにあたり、予めアイソ・ワールド株式会社から適合性の検証審査を受けたい場合は、実施会社はアイソ・ワールド株式会社にその旨の申し込みを電子メール(isoworld@yahoo.co.jp)またはFax(0797-73-7510)で行う。
 申し込みに必要な情報は、次のとおりである。

  • 実施会社(工場・事業所)の社名および代表者名
  • 同上の〒・住所・電話番号・Fax番号
  • 最寄りの駅または訪問のための交通手段
  • 窓口(申し込み)責任者の所属・氏名・電子メール
  • 業種・業務内容(なるべく詳しく)・社員数(パート・アルバイトを含む)
  • 主な環境側面・法規制内容・使用設備
  • EMSの適用範囲(EMSによってカバーする活動・製品・サービスの範囲)
  • 自己宣言の概略実施時期
  • その他の特記事項・要望事項
  •  アイソ・ワールド株式会社による自己宣言の支援は検証審査も含めて無償であるが、通信費・交通費・宿泊費など実際にかかった費用は実施会社の実費負担となる。
     実施会社の自己宣言への取り組みは、熱心かつ真摯なものであり、途中で挫折・中断・中止・放棄するものであってはならない。文書審査だけ、あるいは事前訪問まで、というように一部分だけを限定してアイソ・ワールド株式会社の支援を受けることはできない。すべてのプロセス(工程)を最後(自己宣言のための検証審査)まで進める必要がある。

    (3)受け付け・契約

     実施会社の経営者の決意が固く、自己宣言への取り組みが熱心かつ真摯なものであることが確認されれば、アイソ・ワールド株式会社は原則として申し込みを受け付け、電子メール(またはFax)で自己宣言までの進め方について実施会社と打ち合わせる。
     あわせて検証審査の請負契約を締結する(この請負契約は検証審査の実施までに締結する)。求めがあれば機密保持契約も締結するが、この契約の有無に関わらず、アイソ・ワールド株式会社は検証審査を通じて知り得た実施会社の機密事項を無断で外部に漏らすことはない。

     なお、アイソ・ワールド株式会社ではCEAR(社団法人 産業環境管理協会 環境マネジメントシステム審査員評価登録センター)に登録された正規の審査員の中から検証審査を担当できる審査員(主任審査員を含む)を選び、審査チーム編成を計画する。また、必要によりオブザーバーも含める(オブザーバーは審査を担当する者ではなく、審査の手順・要領を見学して習得する同席者である)。

    (4)EMS文書の提出

     アイソ・ワールド株式会社からの指示にもとづいて実施会社ではEMSを記述した文書(環境マニュアル・関連する手順書など)および適用可能な場合は著しい環境側面・環境目的・目標を記載した資料を必要部数だけアイソ・ワールド株式会社に提出し、文書審査を受ける。
     このEMS文書は、ある程度の実施運用実績を踏まえて改訂が進んでいるものが望ましい。できたばかりの初版を提出することは避けるのがよい。

    (5)文書審査および結果報告

     アイソ・ワールド株式会社では審査チームによって提出されたEMS文書を次の観点からレビュー(審査)する。

  • JIS Q 14001規格で要求された要素がEMS文書に織り込まれているか
  • EMS文書間に矛盾(食い違い・不一致)・齟齬はないか
  • 曖昧で不明確な点、疑問点、常識を逸脱している点はないか
  • 効果的に実施運用でき環境目的・目標を達成するのに問題ないか
  •  このレビュー結果は「文書レビュー結果報告書」にまとめ、アイソ・ワールド株式会社から実施会社に報告する。実施会社では、それにもとづいて必要によりEMS文書を見直し、修正(改訂)を進める。

    (6)事前訪問(または事前調査)

     実施会社でEMS文書にもとづくEMSの実施運用実績づくりが始まり、少なくとも著しい環境側面および法的要求事項の特定、環境目的・目標の策定、環境マネジメントプログラム(EMP)の立案ができた時点で、審査チームからチームリーダーを含む若干の審査員が実施会社を事前に半日程度訪問する。ただし、実施会社から取り寄せた資料により下記事項が確認できる場合は、この事前調査を事前訪問に代えることができる。
     この事前訪問(事前調査)では次のことを調査・確認する。

  • 実施会社のプロパティ
  • 経営者の決意・取り組み姿勢
  • 文書審査結果(説明)・文書見直し修正(改訂)状況・その他の関連文書の整備状況
  • 著しい環境側面の特定手順と特定結果
  • 法的要求事項の特定手順と特定結果
  • 環境目的・目標と実施計画
  • EMSの実施運用状況
  • 内部監査とマネジメントレビューの実施状況(または実施予定時期)
  • サイトツアー(実施会社内外の巡回)
  • 検証審査に必要な資源(準備すべき事項)
  • 検証審査の実施時期・準備要領・検証審査の手順説明
  • 今後の進め方
  • 契約およびその他の事項
  •  この検証審査に関する審査工数(何人の審査員で何日の審査になるか)は、次の表(審査工数表)を基準にして決める。
    従業員数(注1)審査工数(人・日)  (注2)
    文書審査事前訪問審査計画現地審査審査報告合計工数
    1〜10 人0.50.50.54.5
    11〜30 人0.50.50.55.5
    31〜100 人0.50.50.57.5
    101〜500 人0.50.50.511.5
    (注1)パートタイマー、アルバイトも実働時間の割合に応じて従業員数に含める。
    (注2)この表は環境負荷が「中程度の複雑さ」の場合であり、事前訪問によって確認した環境負荷の程度、サイト数とその離散状況、その他の判断要素によって審査工数は加減する。

     なお、EMSに少なくとも3ヶ月以上の実施運用実績があり、環境マネジメントプログラム(EMP)にもとづいて評価できる結果(環境目的・目標の達成)が出始めており、かつ、完全な内部監査とマネジメントレビューが少なくとも1回は実施されていることが、検証審査に入れる必要最小限の要件である。事前訪問では、検証審査に入れる要件が整いつつあるあるかどうか、検証審査の実施時期の見極めも含めた調査を行う。

    (注)自己宣言の支援に関して、アイソ・ワールド株式会社および審査チームは検証審査が完了するまで実施会社に対してコンサルティングしておりません。ご了承願います。

    (7)改訂した文書の提出(必要な場合)

     文書審査結果の報告と事前訪問におけるその説明にもとづいて、必要により実施会社では環境マニュアルなどEMS文書を見直し、改訂した結果を必要部数だけ検証審査の1ヶ月前までにアイソ・ワールド株式会社に提出する。
     アイソ・ワールド株式会社では改訂されたEMS文書を審査チームの全審査員に送付する。

    (8)検証審査計画の通知

     審査チームのチームリーダーは、事前訪問での確認事項にもとづき実施会社、審査チームメンバーおよびアイソ・ワールド株式会社と調整しながら検証審査の実施日程を確定し、次の情報を含む検証審査計画書を作成する。

  • 実施会社(工場・事業所)の社名・代表者名
  • 同上の住所・電話番号・Fax番号
  • 環境管理責任者名・連絡窓口責任者名
  • 業種・業務内容
  • 検証審査の目的(適用規格への適合性評価・判定)
  • 適用規格(JIS Q 14001/ISO 14001)
  • 適用範囲(EMSによってカバーする活動・製品・サービスの範囲)
  • 実施年月日
  • 審査チーム編成(審査員氏名・CEAR登録資格・登録番号・役割分担)
  • 審査プログラム(スケジュール)
  • 検証審査の実施に必要なその他の要件
  • 検証審査計画書の作成者・作成年月日

  •  検証審査計画書は実施会社、審査チームメンバ、オブザーバーおよびアイソ・ワールド株式会社に送付して実施の通知をする。
     審査チームリーダーおよびメンバーは改訂されたEMS文書を予めレビューしておくとともに、審査チェックリストの作成、審査結果の記録様式、その他の審査に必要な準備をする。
     なお、実施会社においても受審場所(会議室など)の確保、移動のための車の用意(工場・事業所など対象サイトが離散している場合)、ホテル・昼食の手配など事前訪問での打ち合わせにもとづき検証審査に向けて準備すべきことがある。

    (9)検証審査(現地審査)の実施

     検証審査の当日が来たら、お互いに挨拶を済ませたあと、計画どおりオープニングミーティングからスタートして検証審査に入る(審査の手順はISO14011/ISO19011による)。
     審査チームは指摘事項が発見されたら、エビデンス(発見された事実の物的証拠・裏付け)、抵触する要求事項(適用規格の条項条文など)を特定し、指摘の根拠を明確に説明する。実施会社では納得(同意)できるまで説明を受けるのがよい。
     指摘事項は次のように区分される。

    〔不適合〕
    重大な不適合…EMSにシステム的な欠陥・欠落がある場合、または実施されていない(機能していない)システム的要素がある場合
    軽微な不適合…EMSに単発的、偶発的または部分的な不備・実施エラーがある場合
    〔観察事項〕
    不適合には該当しない(不適合とする根拠がない)がこのままでは不適合に発展しかねない場合、常識的に好ましくない(見直しを要する)場合、システムの一部が効果的に機能していない場合、または曖昧で一貫性に欠ける場合
     ひととおり審査を終えたら、クロージングミーティングで審査チームは検証審査の結論(適用規格への適合性評価・判定)を提示する。不適合がある場合は、その是正が確認された時点で適合状態となるため、是正の実施手順、実施期限と報告方法、フォローアップの取り扱いを決める。
     なお、アイソ・ワールド株式会社および審査チームは検証審査が完了するまで実施会社に対してコンサルティングしない。


    (10)検証審査結果の報告

     審査チームのチームリーダーは検証審査終了後半月を目安に検証審査結果を報告書にまとめ、アイソ・ワールド株式会社を通じて実施会社に提出する。

    (11)是正処置および報告

     実施会社では実施期限までに不適合の是正を行い、是正処置報告書を作成してアイソ・ワールド株式会社を経由して審査チームリーダーに提出する。

    (12)是正報告書のレビューおよびフォローアップ

     審査チームのチームリーダーは是正処置報告書をレビューし、不適合および不適合の原因が除去され、EMSが適合状態になっていることを確認する。不十分な場合は満足な結果が得られるまで差し戻しを行い、再提出を求める。
     加えて重大な不適合があった場合は、審査チームのチームリーダーは実施会社を訪問して重大な不適合の除去が確実に実施され、EMSが適合状態に維持されていることを確認するためのフォローアップを実施する。
     是正報告書のレビューおよびフォローアップの結果は、審査チームのチームリーダーが是正処置報告書に記録してアイソ・ワールド株式会社に報告する。

    (13)適合証明書の発行

     アイソ・ワールド株式会社は検証審査が計画どおりに実施され、不適合の是正が完了したことを確認して実施会社に適合証明書を発行する。適合証明書の有効期限は3ヶ年であるが、適合性が維持されていることを確認するための維持審査が毎年必要である。
     適合証明書には次の情報が記載される。

  • 証明書名称・管理番号
  • 実施会社(工場・事業所)社名および所在地
  • 適用規格(JIS Q 14001/ISO 14001)
  • 適用範囲(EMSによってカバーする活動・製品・サービスの範囲)
  • 適合していることの表明
  • 担当審査チーム編成(審査員氏名・CEAR登録資格・登録番号・役割分担)
  • 発行年月日および有効期限
  • 発行会社名(アイソ・ワールド株式会社)・責任者名・捺印
  •  アイソ・ワールド株式会社ではこの情報を適切な範囲でこのホームページ(3.自己宣言の事例)に掲載する。

    (14)決定および自己宣言

     実施会社では、適合証明書をひとつの重要な判断根拠にして、経営者がJIS Q 14001への適合性を自己評価し、自己決定してそれを宣言する。適合証明書が発行されたからといって、実施会社の責任が免除または低減されると考えてはならない。
     宣言手段および方法は実施会社が決定する。

    (参考)宣言手段および方法には、ホームページ・社報・ニュースレター・環境報告書・会社案内・総合カタログ・封筒・名刺・看板などへの表明があげられる。個々の製品・サービスに表明することは避けなければならない。また、混乱を避けるために「自己認証」という表現はすべきではない。
     自己宣言には、次の情報を含めるのがよい。
  • 社名(工場名・事業所名)および所在地
  • 適用規格(JIS Q 14001:2004/ISO 14001:2004)
  • 適用範囲(EMSによってカバーする活動・製品・サービスの範囲)
  • 代表者の氏名・役職・署名(捺印)
  • 適合していることの表明
  • 自己宣言の表明年月日
  • 検証審査会社(アイソ・ワールド株式会社)およびチーム編成(審査員氏名・CEAR登録資格・登録番号・役割分担)
  • 適合証明書の情報(名称・発行番号・発行年月日)
  • (必要により)その他の付加情報
  • 参照番号(識別情報)
  • (15)適合性の維持確認

     毎年定期的に適合性を確認する維持審査は、実施会社がアイソ・ワールド株式会社に審査を申請することによって発動し、計画される。
     維持審査が行われない場合、実施会社が自己宣言を取り下げた場合、適合性が維持されていない確実な裏付けがある場合は、適合証明書は有効性を失う。
     ただし、適合証明書の有効性の有無に関わらず、適合性が維持されているか否かの評価・決定・宣言は実施会社の経営者が行うべきことであり、その結果およびその結果によってもたらされる如何なる問題に対してもアイソ・ワールド株式会社は何らの責任を負うものではない。

    アイソ・ワールド株式会社(第三者)による検証審査付き自己宣言の手順は、予告なく修正・改訂されることがあります。

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